共好合同企業(yè)一定要將采購合同給管理好（實實在在的增效啊！）
1、建立合同條款庫
? ? 將發(fā)票信息、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力、保密條款等設(shè)置為通用條款，付款、驗收、交付等信息形成固定模板條款。采購人員根據(jù)實際采購需求，自主搭配合同條款，節(jié)約合同擬定時間，提升采購效率。
2、編制常用采購合同模板
? ? 擬定不同主題（品類、金額、方式等、的采購合同模板，涵蓋貨物設(shè)備、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、維保服務(wù)、營銷廣告、人力外包等品類，覆蓋采購內(nèi)容80%以上；采購部門與供應(yīng)商簽訂的框架合同關(guān)聯(lián)采購系統(tǒng)子訂單，確保采購數(shù)量、金額統(tǒng)一。
3、建立采購合同管理人員架構(gòu)制度
? ? 企業(yè)應(yīng)配備管理采購合同的專職人員，并制定采購合同管理制度，利用共好合同管理系統(tǒng)管理合同，健全采購合同登記、匯報檢查制度，統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同執(zhí)行情況。
4、線上線下雙審采購文本
? ? 通過共好合同管理系統(tǒng)，一方面智能審核合同文本中可能存在的風險、疏漏；另一方面檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯誤。
5、對供應(yīng)商的資質(zhì)風險做評估
? ? 在合同簽約前，對采購供應(yīng)商的主體、資質(zhì)等進行審查與風險預(yù)判，有效杜潛在風險；同時逐漸形成企業(yè)自有的相對方庫，并對其進行統(tǒng)一管理，最大化地降低合同風險。
6、確定合同履約付款規(guī)則
? ? 與采購系統(tǒng)對接，接收合同信息，根據(jù)采購部門的需求，在共好合同管理系統(tǒng)中設(shè)置采購合同的履約期限、地點和方式；與財務(wù)系統(tǒng)對接，到了履約付款節(jié)點，財務(wù)按期付款。
7、建立采購合同糾紛處理機制
? ? 當采購發(fā)生糾紛時，先雙方友好協(xié)商，協(xié)商不成再采取訴訟手段：共好合同管理，連接法務(wù)管理系統(tǒng)，通過糾紛登記與辦理，記錄與該采購合同相關(guān)的糾紛辦理過程；及時地維護權(quán)利，防止過了訴訟時效，喪失勝訴權(quán)；盡量收集對方的財產(chǎn)線索，及時向法院申請財產(chǎn)保全；裁判文書生效后，在法定期限內(nèi)申請執(zhí)行。
8、做好采購證據(jù)（合同、發(fā)票、協(xié)議書）留存工作
建立采購合同全生命周期的管理體系：
? ? 1）注意對合同原件以及合同履行過程中雙方的溝通函件進行留存；
? ? 2）注意對訂貨單、提貨單、入庫單、出庫單、運貨單、倉儲單、簽收單等的留存；
? ? 3）注意對出廠證、合格證、質(zhì)保書、使用說明書、檢定證書等的留存；
? ? 4）當發(fā)現(xiàn)貨物有瑕疵時，注意對質(zhì)量瑕疵貨物進行拍照、留存、封樣等
? ? 5）注意對收據(jù)、付款憑證、發(fā)票等的留存；
